פרוטוקול ישיבת הוועד המנהל – 28 באוקטובר 2012

מקום: גבעתיים, ביתה של נירית שרון

נוכחים: חברי ועד – דניאל דור, ליה נירגד, יפתח בריל, יונתן פלד, נירית שרון, ברוך אורן, ליאור מנצ'ר, רם הדר, טליה גורודס 

הנהלה – בעז רקוץ', אוריאל רז

חברי ועדת ביקורת – יפה פרידמן (חלקי), אילנה בן עזרא

יו"ר הדיון: דניאל דור

רשמה: טליה גורודס

פעולות בנקאיות – הגזבר יכול לעשות פעולות בנקאיות גם דרך האינטרנט. אושר פה אחד

העסקת דוברת – ליבי תועסק כדוברת של המשמר החברתי. אושר פה אחד

מדיניות איתור עובדים – עובדים חדשים יאותרו על ידי מכרז פנימי, כאשר המנכ"ל מחליט לגבי סוג המכרז והתהליך, מציג את המועמדים הטובים ביותר בפני הועד. אישור סופי על ידי הועד  – 6 בעד, שני מתנגדים (יפתח בריל וליאור מנצ'ר)

קוורום להחלטות מקוונות – ישלח מייל עם הצעת החלטה. במידה ושבעה אנשים או יותר התייחסו למסר (גם אם לא הצביעו), ההצבעה תקפה. זמן התגובה שינתן יהיה לפחות יומיים. אושר פה אחד.

פרוייקט הפנקס לבוחר החברתי ייפתח לכל סוג של מימון, כאשר בהתחלה הוא ימומן מהתרומות הפרטיות שהצטברו בקופת המשמר. אושר פה אחד.

[/message_box]

פרוטוקול דיון

דניאל – מציע להתחיל באשרור החלטות קיימות

בעז – צורך שעלה מהבנק שהגזבר יוכל לעשות פעולות גם מהאינטרנט ולא ללכת לבנק

אושר פה אחד

בעז – 

הגדרת מתנדבים מול משקיפים לביטוח לאומי

אם חלילה קורה למתנדב משהו במהלך ההתנדבות שלו במשמר.. האם אנחנו אחראים?

הצעת החלטה –

משקיפים לא יהיו מבוטחים וגם לא זכאים להחזרי הוצאות

משקיף שמגיע ליותר מחמישה ימי פעילות במהלך מושב, חשוב כמתנדב, זכאי לאש”ל

מתנדבים הינם כל חברי הדסק הפעילים שאינם מקבלי שכר ו/או נותני שירותים, לרבות המשקיפים המתמידים ולכן זכאים לביטוח מתנדבים

יפתח – 

מדוע יש ליצור הפרדה, האם זה משום שזה עולה לנו כסף?

בעז – 

מבחינה תרבותית.. אזרח שמגיע למושב ליום אחד הוא לא מתנדב של המשמר.

אוריאל –

מבחינה טכנית, כל משקיף יהיה כתוב בדפים שאנחנו שולחים לו שהוא לא מתנדב אלא אזרח פעיל. אנשים מתנדבים.. יש צורך להגדיר אותם מול הביטוח הלאומי. מתנדב של המשמר.. צריך לקחת בחשבון שהוא יכול לתבוע אותנו אם חלילה משהו קורה בדרך לישיבה או במהלכה.

ליאור – 

אם זה לביטוח לאומי, כדאי לנו שיהיו מיליוני מתנדבים. אם זה לביטוח פרטי, הדיון לא רלוונטי. ההבחנה שלנו בין מתנדב לפעיל למשקיף, להוציא החזר תשלומים, היא לא רלוונטית.

ברוך – 

ב 1 לאוגוסט 2009 – תקרית בר נוער. לא להוציא מכלל אפשרות שיהיו תקריות אלימות.. אי אפשר לדעת. חסר טעם לדון בהפרדה בין הקטגוריות.

רם – 

האם יש הבדל מבחינת כמות המתנדבים?

דניאל –

לא כל הפרטים עדיין ברורים לנו עד הסוף. אף אחד לא אומר פה שלא צריך ביטוח למתנדבים.. השאלה היחידה שעלתה היא האם סוג מסוים של משקיפים שבאים פחות מחמש פעמים נחשבים למתנדבים לצורך הביטוח.

בואו נחליט שאנחנו מחכים לישיבה הבאה כדי לשמוע פרטים מביטוח לאומי.

ליה –

זה לא נושא להצבעה בוועד. יש לנו הרבה מומחים לביטוח לאומי שאנחנו בקשר איתם.

כל הנושא הזה הוא נושא שצריך שאוריאל בעז ואילנה בהתיעצות עם מומחים יעשו את ההחלטה הטובה ביותר.

בעז – 

חשוב שנעשה את ההבחנה הזאת.. חלק מהתרבות הארגונית שלנו.. מה המשמר אומר? האם מישהו שמגיע ליום פעילות בשנה הוא מתנדב של המשמר?

דניאל –

אני מבקש שנחליט כוועד עכשיו שאנחנו מסמיכים את בעז אוריאל ואילנה לשוחח על הנושא ולהביא לנו את העובדות.

הוחלט פה אחד

העסקה של ליבי כדוברת

בעז –

 ליבי אותרה בעזרת אסתי. מקצועית, מרשימה, דוברת של מגמה ירוקה בעברה, איתור מתאים לתפקיד באותה מסגרת שכר שהייתה לנילי גרוסמן, בשליש משרה.

הוחלט פה אחד

שאלת רכז/ת המתנדבים

בעז – 

נושא זה עלה בכמה עיתויים וברור שאנחנו צריכים אותו. הוחלט שייפתח מכרז באתר שתיל ובאתרים אחרים לאיוש התפקיד. התפקיד חייב להיות מאויש.. כל נושא המכרזים מעכב אותנו יותר ממה שהוא תורם לנו. מציע שנציג את התפקיד כפתוח להציג את המועמדות שלהם. אני אציג את ההמלצה שלי בפני הוועד לאישור.

ליאור –

יש לשמור על הנראות שלנו.. אנחנו עובדים במכרזים וזה נקי.

רם –

לא חושב שאנחנו צריכים להתעסק עם זה. יש מנכל שצריך לחיות עם הבן אדם שהוא מעסיק.

יונתן –

עניין המכרזים הפתוחים.. לא מתאימים לארגון כמו של המשמר. מתאים לעובדי מדינה. אנחנו צריכים ללכת למכרז פנימי. וכדי למנוע אי נעימויות, עדיף שהועד המנהל יעשה את זה, למרות שמעסיקים מתקבלים על ידי המנכל.

בעז –

אני אעשה את הפילטרים שלי.. טובת המשמר עכשיו זה שהאנשים הכי טובים יהיו במשמר. רוצה את אמון הועד להציג את האנשים שאני חושב שהם מתאימים.

יפתח –

מכרז פתוח זה דבר מדומה. תומך ברעיון של מכרז פנימי בין הפעילים, וחברי הועד יוכלו להביא ולהמליץ ונבחר בקבוצה.

ליה –

לעשות מכרז פנימי כדי שלא נעשה פארסה

ליאור –

בעז צריך להיות זה שמגדיר את המכרז, בוחר את האנשים המתאימים, להמליץ ולומר את דעתו האישית, אבל לא בוחר בעצמו.

דניאל –

אופציה א – מכרז פנימי , מיפה את כוחו של המנכל, הועד מחליט בסוף

אופציה ב – מכרז פנימי, המנכל מחליט לגבי סוג המכרז והתהליך, מביא את המועמדים הטובים ביותר ואת ההחלטה הסופית לאישור הועד

בעד אופציה ב – כולם חוץ מיפתח וליאור

נמנעת – ליהֿ

נגד – יפתח וליאור

שאלת הקוורום בישיבות ועד

אוריאל – ֿ

זכרתי שהחלטות מקבלים ברוב של שבעה חברי ועד, 60 אחוזים. צריך לבדוק את זה בפרוטוקול.

דניאל –

צריך להגיע להסכמה בעניין של רכז המתנדבים בפייסבוק.

בפייסבוק זה לא עבד, עכשיו אנחנו כן קוורום.

מה עושים לגבי קוורום להצבעה בפייסבוק?

יונתן –

גם בפייסבוק צריך קוורום של 60 אחוזים

רם –

לוודא שמספר מסוים של אנשים ראה את ההחלטה

לוודא שהחלטות מועלות במועד קבוע, שלא יווצר מצב שבו הצבעה עלתה לוול באופן לא ידוע מראש

יפתח –

אפשר גם לשלוח במייל

דניאל –

להחליט שכאשר צריך לקבל החלטות ועד שלא בישיבה זה קורה באימייל עם הצעת ההחלטה.. במידה ולמעלה משבעה אנשים התייחסו למסר זה אומר שהיה לנו קוורום

ולכן ההחלטה תקפה

זמן תגובה – להשתדל שיהיה מינימום של יומיים להחלטה

במידה ויש לנו תשובות של שבעה אנשים ומעלה, ההחלטה תתקבל

הצעה התקבלה פה אחד

בעז –

קרן סבה אישרה 80 אלף ש"ח. מחכים למכתב תגובה מאיתנו שאנחנו רוצים להשתמש בכסף. מבקש את אישור הוועד שאוריאל ואני נמצא לנכון מתי לשלוח לקרן סבה את המכתב.

אין מתנגדים

נושא קרן XXX [שם הקרן הושמט לבקשתה, עד להכרעת הוועד המנהל באשר להיענות לבקשת החיסיון]

אחרי שתי פגישות לפני כחודשיים הסכימו לתת לנו בין 150-200 אלף ש"ח.

דורשים תהליך של הגשת תוכנית עבודה ספציפית באינטרנט. כסף מיועד לתמיכה כללית.

מתאים לתוכנית עבודה שאני וטליה התחלנו לעבוד עליה.

אמרתי להם שאנחנו רוצים להכניס את הבחירות לתוכנית העבודה. הסכום הוא אותו סכום.

התוכנית שהגשתי הייתה מבוססת על עיבוי מחלקת המחקר, הקמה של מחלקת שטח כולל פרוייקטים חינוכיים. מתוך ה 200 אלף שח.. תנו לי הסכמה לגבי החלוקה הפנימית לגבי שטח מחקר חינוך ובחירות.

שטח מחקר חינוך – 75%

בחירות – 25%

ליאור –

הכסף שלא נספיק נגיד להשתמש בו בבחירות ישמש אותנו גם אחר כך – הכסף ישמש אותנו לאותם שימושים

ליה –

אנחנו צריכים לאשר סכום מסוים לבחירות שהוא מוחרג. מקרן XXX מפה, משם.. דבר אחד זה להחליט אם רואים בבחירות כפרוייקט יחודי שמייחדים לו סכום כסף. חוץ מזה יש את הכללי.

דניאל –

מציע להסמיך את המנכל לכתוב תוכנית לקרן XXX שתכלול את הבחירות אבל לא תבקש כסף ספציפי לטובתן או תדון בשיעור הכסף שהולך לתוכנית מסוימת.

התקבל פה אחד

בעז –

ומה אם הקרן תשאל – למה לא שמתם על הפנקס לבוחר החברתי את הלוגו שלנו…

הפנקס לבוחר החברתי הוא אחד האמצעים בו נשתמש כדי להגיע לעוד קהלים. החלטנו שהפנקס לא ימומן על ידי קרנות אלא על ידי אזרחים. מבקש שתהיה החלטה עקרונית לגבי כך שנוכל לקחת את הסכום שנתרם על ידי תורמים פרטיים, נניח מחוגי בית, למימון התנעה של הפנקס לבוחר החברתי.

אוריאל –

עד כה נתרמו כ 10,000 שח מתרומות פרטיות.

בעז –

בישיבת הועד היחידה שעסקה בפרוייקט הפנקס, נאמר שהפנקס ימומן על ידי מימון המונים.

לאור המורכבות של הנושא, אנחנו רואים כמה קשה לגייס כסף. והכסף שגייסנו עד כה מתורמים פרטיים עונה על ההגדרה, ואנחנו לא רוצים שהפרוייקט ייעצר.

לכן אני מציע שנהפוך את ההחלטה הקודמת כדי שהפרוייקט לא ייעצר.

דניאל –

האם אנחנו פותחים את מימון הפנקס לכל סוג של מימון אחר, כדי שנוכל להתניע את הפרוייקט?

הוחלט פה אחד שכן

ליאור –

העלתי לקבוצה של הועד את ההתיחסויות שהיו לגבי התקנון. זה לא מנוסח משפטית. אם למישהו יש הערות על התכנים המהותיים שכתובים שם, אנא העבירו. לאחר מכן אעביר את זה ליעוץ משפטי.

דניאל –

צריכים להעביר את התיקונים להצבעה של הועד לפני האסיפה. כולם מתבקשים להסתכל ולראות אם יש להם הערות. עוד שבוע ייסגר העניין באופן משפטי. יועלה המסמך לקבוצה של הועד להצבעה מקוונת.

טליה –

נושא מדיניות השכר במשמר. מציעה להעלות את השכר.

דניאל –

תעלי חומרים רלוונטים לפני הישיבה הבאה, נדון בחלופות, נעלה להצבעה באסיפה הכללית של המשמר ואם ההצעה תתקבל התקנון ישונה בהתאם.

ליאור –

אני עדיין חושב שהלוגואים של כל הקרנות שמממנות אותנו צריכים להופיע על הפנקס לבוחר החברתי.

מה אם יגידו – אלה, מממנים אותם הקרן החדשה.

בעז –

מעולם לא התקיים דיון לגבי על אילו פרסומים מדפיסים לוגואים, ואם כן באילו נסיבות וכולי.

באותה מידה, יכולנו לשאול למה לא שמנו את הלוגו של קרן מוריה. אם אנחנו רוצים לקיים מערכת יחסים לגבי הנראות של הגופים שתומכים בנו, נקיים אותו.

נירית –

כשישבנו בישיבה על הפנקס, חשבנו שאולי לא כדאי אפילו לשים את הלוגו של המשמר. אז צריך להסתכל בהיגיון על הדברים.

יפתח –

יש נקודה במה שליאור אומר – אפשר אולי לשים לוגואים קטנים של כל הקרנות שתומכות בנו.

ליה –

נגד. לא צריכים לשים לאנשים פרטיים, לא שמים לקרנות. זה תנאי שהם לא יתערבו בתוכן.

דניאל –

יש שאלה יסודית אבל גם טכנית – כן שמים לוגואים של תורמים או לא שמים? אם יש מקומות שבאופן חוקי מחוייבים, נעשה את זה ואם לא, לשיקולו של המנכ"ל. אנחנו בוודאי לא מסתירים שום דבר. הסתרה זה עניין מאוד יחסי. מה שאנחנו כמשמר עושים זה לא מסתירים מי נתן לנו את הכסף, אלא לא צועקים – וכששואלים אותנו, עונים.