תאריך: 6 בנובמבר 2012
מקום: ת"א
נוכחים: דורון טל, אילנה בן עזרא, חיה מיכאלי, יפה פרידמן, צביקה פרבר
רשמה: חיה מיכאלי
מבוא
לאחר האסיפה הכללית הראשונה של המשמר החברתי בתאריך 26/7/2012 ובחירת מוסדות העמותה, החליטו חברי וועדת הביקורת להמתין 3 חודשים עד לישיבה הראשונה.
מטרות הישיבה
לדון בדרכי העבודה של וועדת הביקורת
סוגיות
בחירת יו"ר
קביעת מנגנון תקשורת בין חברי וועדת הביקורת
האם על הוועדה לקבוע איש קשר לעבודה שוטפת מול הוועד?
גבולות הייעוץ וההשתתפות של חברי וועדת הביקורת בישיבות הוועד
האם וועדת הביקורת תעסוק גם בהיבטים אתיים של עבודת העמותה?
האם קיימים מצבים בהם וועדת ביקורת צריכה להתערב ולהרים כרטיס צהוב?
האם וועדת הביקורת רוצה להאיר נושאים דחופים מסויימים לפני הביקורת לאסיפה הכללית?
מתי תבוצע הביקורת המסודרת אשר תוגש לוועד ולאסיפה הכללית?
דיון
הוועדה התעדכנה בפעילות הוועד באמצעות עיון באתרים של העמותה, פרוטוקולים של ישיבות הוועד והמנכ"ל, עיון בדוחו"ת הגזבר כפי שהם מופיעים באתר העמותה, התרשמות בע"פ מחברים שנכחו בחלק מישיבות הוועד (יפה ואילנה)
החלטות
הוועדה תבחר בכל ישיבה יו"ר זמני לניהול הישיבה. הישיבה הראשונה נוהלה ע"י חיה מיכאלי.
הוועדה החליטה להתקשר בין חבריה באמצעות מיילים, לידיעה – כל חברי הוועדה.
לא נבחר איש קשר לעבודה שוטפת מול הוועד.
חברי וועדת ביקורת הנוכחים בישיבות הוועד עושים זאת כחברי עמותה רגילים אך כדי שלא יווצר מצב שבו יהיה עליהם בעתיד לבקר החלטות שהיו שותפים להן, חברים אלה יעירו וייעצו לוועד/למנכ"ל ועוזריו רק לאחר שההחלטות באותה ישיבה התקבלו. החלטה זו תיבחן בישיבה הבאה של וועדת ביקורת כדי לבחון ביצוע בפועל.
וועדת הביקורת תעסוק בנושאי אתיקה במסגרת עבודתה הכללית.
וועדת הביקורת תייעץ לוועד מחוץ לדו"ח הפורמלי רק אם תקבל פנייה מסודרת מאת הוועד.
למרות ההחלטה לעייל, וועדת הביקורת מעוניינת להסב את תשומת לב הוועד והמנכ"ל שיש להכין תוכנית עבודה מסודרת לשנה הבאה ולהפיץ אותה בין חברי הוועד כולל וועת הביקורת, לעיון לפחות שבועיים לפני האסיפה הכללית.
וועדת הביקורת ערה למאמץ לאייש את רכז המתנדבים ומקווה שהעניין יצליח. וועדת הביקורת סבורה שתוכנית לגיוס מתנדבים וניהולם חייבת להיות אחד הנושאים המרכזיים בעבודת המטה.
וועדת הביקורת מבקשת מהמנכ"ל ויו"ר הוועד המנהל ליידע אותה מספיק זמן מראש לגבי מועד האסיפה הכללית כדי שתוכל להכין את דו"ח הביקורת כראוי.
