נוכחים: יפתח בריל, ליה נירגד, בועז רקוץ', ורדה גיל, ברוך אורן, נירית שרון, אילנה בן-עזרא, ניצן מתן
רשם: יפתח בריל
ריכוז החלטות
1. הוועד החליט להנחות את המנכ"ל והגזבר לערוך כמה שינויים בקובץ הנהלים הכספיים (ראה להלן) שהוגשו לוועד, ולהעביר אותם להצבעה אלקטרונית בוועד על מנת שייכנסו לתוקף ב-1 בינואר 2014. ואלה השינויים – (א) סעיף 14: לשנות את שם הנוהל מ"נוהל בקשת תרומות" לשם אחר שיימצא לנכון; סעיף קטן 1 – להסיר מהנוהל; סעיף קטן 2 – מאושר; סעיף קטן 3 – להסיר מהנוהל; סעיף קטן 4 – להסיר מהנוהל. (ב) פרק 11 סעיף 4: בועז יבדוק מול רואה החשבון את האפשרות לבטל את החובה להגיש חשבונית על הוצאות רכב בסכום המדויק של ההחזר המבוקש. הוועד מבקש להחיל את נוהל הרכב הפרטי גם על המשקיפים. (ג) סעיפי הנוהל הנוגעים לטופסי מס הכנסה 12-54, 12-55 – הערותיו של ברוך ייבדקו עם רואה החשבון. (ד) סכום המינימום להחלת נוהל בקשת 3 הצעות מחיר יעלה ל-500 ש"ח. (ה) תורמים פרטיים יקבלו הודעה מראש על כך ששמם ותרומתם יתפרסמו באתר אלא אם כן יבקשו אחרת. (ו) בועז ואוריאל יבדקו אם יש צורך בסעיף 4 בפרק 4, הנוגע לאישור מראש של הוצאה על ידי הגזבר לצורך קבלת החזר הוצאות. (ז) ישונה הסעיף הרלוונטי, כך שסיכום כתוב מול ספק עבודה, לאחר קבלת הצעת המחיר, לא יהיה חייב לכלול אלא את הפרטים המינימליים הבאים – מועד אספקה, מקום אספקה, מחיר. (ח) תיפתח לרכז המשקיפים קופה קטנה, בהתאם לנוהל, שממנה יוכל לתת למשקיפים החזר הוצאות נסיעה בעת ביקורם בכנסת, כנגד קבלות. (ט) ישונה נוהל החזר ההוצאות למשקיפים כך שההחזרים יינתנו כבר מהביקור הראשון בכנסת. (י) נוהל קליטת עובד חדש: הנוהל ינוסח באופן בהיר יותר וסעיף 7 יופיע מיד לאחר סעיף 4.
2. בכל אירועי המשמר החברתי ייעשה שימוש בכלים רב-פעמיים, למעט באירוע שמעל 70 איש, שבו תינתן עדיפות לכלים חד-פעמיים מתכלים. הנוהל ייכנס לתוקף בשנת הכספים הבאה.
3. הוקם צוות לעניין תקציב העמותה לשנת 2014. חברים בו: ליה, ניצן וברוך.
4. המנכ"ל ימצא מועד לכינוס האסיפה הכללית עד סוף שנת 2013, ובמקביל יבדוק שוב אם אכן דילגנו בעבר על אישור שינויי התקנון שדרש רשם העמותות.
5. הוועד מברך את בועז על נסיעתו להיפגש עם תורמים בחו"ל ואת נאווה, גייסת המשאבים, על עבודתה הפורייה.
6. הוועד אינו מתנגד לכך שהעמותה תשתף פעולה, בדרך כלשהי, עם אירועי שבוע זכויות האדם שמארגנת האגודה לזכויות האזרח.
יפתח – פותח ומציג את סדר היום.
קובץ נהלים כספיים שמגיש הגזבר לאישור הוועד
קובץ הנהלים ניתן לעיון בקישור הבא.
ברוך – אחד הנהלים בקובץ קובע שאין לעשות כל שימוש בכספים שנתרמו במזומן, אלא לאחר שהופקדו בחשבון הבנק. אני מציע לרכך את הסעיף ולקבוע שאפשר יהיה במקרים מסוימים (למשל כשכסף נתרם באירוע), באישור מנכ"ל, לחרוג מהנוהל.
ליה וניצן – מתנגדים לתיקון ומעדיפים את הנוהל המסורבל שימנע סיבוכים.
הצבעה: בעד התיקון – ברוך. נגד – כל השאר.
ברוך – מתייחס לסעיף 14(1), נוהל בקשת תרומות. עולה שאלה אם הסעיף רלוונטי לקובץ נהלים שמנחים את עבודת הגזבר.
נערך דיון בפרטי הסעיפים הקטנים בסעיף 14. נטען שחלק מהנהלים אינם נוגעים כלל לעבודת הגזבר או לבקשת תרומות, ולכן אין מקומם בקובץ.
החלטה פה אחד: הוועד מנחה לשנות את שם הנוהל מ"נוהל בקשת תרומות" לשם אחר שיימצא לנכון. סעיף קטן 1 – להסיר מהנוהל. סעיף קטן 2 – מאושר. סעיף קטן 3 – להסיר מהנוהל. סעיף קטן 4 – להסיר מהנוהל.
ברוך – מתייחס לנוהל הגשת חשבוניות לקבלת החזרי הוצאות נסיעה. פרק 11 סעיף 4.
החלטה פה אחד: 1. בועז יבדוק מול רואה החשבון את התיקון שהציע ברוך, ולפיו לא יהיה צורך להגיש חשבונית על הוצאות רכב בסכום המדויק של ההחזר. 2. הוועד מבקש להחיל את נוהל הרכב הפרטי גם על המשקיפים.
ברוך – מתייחס לטופס 12(54) ו-12(55) של מס הכנסה.
החלטה: ההערה תיבדק מול רואה החשבון והוועד יקבל תשובות.
ברוך – מבקש להקל על נוהל קבלת שלוש הצעות מחיר על כל פריט בודד שנקנה.
ליה – מבקשת להעלות את מחיר המינימום (200 ₪) שמחייב קבלת שלוש הצעות מחיר.
החלטה: להעלות את סכום המינימום לבקשת 3 הצעות מחיר ל-500 ₪ – בעד: ליה, ורדה, ניצן, נירית. נגד – יפתח וברוך.
ברוך – ההחלטה שהקבלה נותנת מענה גם להערתי.
ליה – קובץ השקיפות שאנחנו גאים בו (שאוריאל מפרסם כטבלה בגוגל) אינו נוח לקריאה. יש לדאוג לעיצוב קריא יותר שלו.
ליה – פרק 4 סעיף 4, שלפיו יש צורך באישור גזבר לכל הוצאה שלא אושרה מראש על מנת לקבל החזרי הוצאות מהגזבר. נראה שהסעיף מיותר.
החלטה: בועז ואוריאל יבדקו מדוע הסעיף נכלל בקובץ, ואם הוא מיותר הוא יימחק.
ליה – האם באמת יש צורך לחייב בתקנות שמול כל ספק עבודה תהיה, בנוסף להצעת המחיר, גם חתימה על הסכם עבודה מפורט?
יפתח – לדעתי חייבת להיות לפחות חתימה שלנו שאנחנו מאשרים את הצעת המחיר, כדי שלא נעבוד בלי אישור פורמלי שלנו להצעת העבודה.
ברוך – יש שורה מסוימת של פרטים שחייבים להופיע בסיכום הכתוב עם הספק, כגון מועד אספקה, מקום אספקה, ומחיר.
החלטה פה אחד: לאמץ את הצעתו של ברוך.
ליה – מתייחסת לנוהל החזר ההוצאות למשקיפים (סעיף 8). לדעתי הנוהל מכביד. כמו כן הוא מפלה לרעה משקיפים לעומת ספקים בתנאי התשלום. חייבת להימצא דרך לתת למשקיף את החזר ההוצאות שלו בכנסת (אף על פי שקיבלנו חוו"ד משפטית שמונעת זאת).
בועז – אפשר לתת לחובב לנהל קופה קטנה שנייה (יש בקובץ נוהל שמסדיר אפשרות כזאת). אבל הוא לא יוכל לשלם ממנה החזר על קבלות שעדיין לא הוגשו.
נערך דיון.
החלטה פה אחד: לאמץ את ההצעה לאשר לחובב קופה קטנה להחזר הוצאות מיידי מול קבלות על נסיעות, שיינתן למשקיפים כבר בכנסת.
בועז – מציע להגמיש את ההגבלה שלפיה רק משקיפים שהגיעו לכנסת מספר פעמים בעבר יקבלו החזרי הוצאות נסיעה.
הצעות של כמה מהמשתתפים – לבטל לחלוטין את ההגבלה ולתת החזר מהביקור הראשון.
בועז – מאשר שאם נחיל את ההחלטה מעכשיו, יש יתרה מספיקה בסעיף התקציבי להחזרי הוצאות כדי לממש את ההחלטה.
החלטה פה אחד: לתת החזר הוצאות למשקיפים, לפי התנאים שנקבעו כבר, החל מהמועד שבו ייכנס לתוקף קובץ הנהלים הכספיים.
ליה – מתייחסת לסעיף הנוגע לפרסום סכומי התרומה מתורמים פרטיים. מבקשת להבהיר שלתורם תינתן התראה מראש על נהלי השקיפות שלנו, ועל האפשרות של תורם פרטי (בלבד) לבקש ששמו לא יופיע באתר שלנו.
החלטה פה אחד: לאשר את הצעת ליה.
ורדה – מתייחסת לנוהל קליטת עובד חדש. שואלת אם אמנם לא יוכל עובד להתחיל בעבודתו לפני קבלת אישור מקרן ההשתלמות.
מתנהל דיון בסעיף, שכנראה נוסח באופן מסורבל המערפל את סדר הפעולות הדרוש.
החלטה: הנוהל ינוסח באופן ברור יותר, וסעיף 7 יופיע מיד לאחר סעיף 4.
ליה – מציעה שכאשר יוכנסו התיקונים לקובץ הוא יובא לאישור אלקטרוני של הוועד, וייכנס לתוקף בראשון בינואר 2014.
החלטה פה-אחד: תומכים בהצעת ליה.
שימוש בכלים חד-פעמיים
ניצן – מסביר על הסיבות להשתמש רק בכלים רב-פעמיים (לא מתכלים) בכל אירועי המשמר.
ליה – כדאי להשאיר לנו מרחב גמישות באירועים שבהם יהיו הרבה מאוד משתמשים.
ניצן – אפשר יהיה להחליט שבמקרים כאלה תהיה העדפה לרכישת כלים חד-פעמיים מתכלים, אלא במקרה של הפרש מחירים גדול מדי.
ליה – הצעת החלטה: בכל אירועי המשמר החברתי ייעשה שימוש בכלים רב-פעמיים, אלא באירוע שמעל 70 איש, ובמקרה כזה – אם תינתן עדיפות לכלים חד-פעמיים מתכלים. ייכנס לתוקף בשנת הכספים הבאה.
ורדה – מציעה לנסח את ההחלטה כהמלצה בלבד.
הצבעה:בעד הצעת ליה: יפתח, ליה, ניצן וברוך. בעד הצעת ורדה: ורדה ונירית.
צורת עדכון המשכורות
ניצן – שואל איך מתעדכנות המשכורות במקרה של אינפלציה.
בועז – מבהיר שהשכר לא צמוד לאינפלציה, אבל הוא צמוד לשכר החציוני. הוא נשחק במידה שנשחק השכר החציוני.
עולה השאלה של מעבר לתשלום שכר ממוצע במקום חציוני.
ליה – בזמנו ההחלטה לשלם שכר חציוני הייתה אידיאולוגית, אבל יש מקום לדון בכך מחדש בעתיד הקרוב.
דיוני התקציב הקרובים
ליה – לקראת התקציב הקודם היה צוות שגיבש את הצעת התקציב. מציעה להרכיב צוות לקראת הצעת התקציב הבאה.
מתנדבים / מנודבים לצוות גיבוש התקציב – ליה, ניצן וברוך.
שינויים בתקנון העמותה וכינוס אסיפה כללית
בועז – קיבלתי אתמול מייל מרשם העמותות: "אין בידי רשם העמותות לאשר את שינויי התקנון…העמותה לא עמדה בהתחייבויות לשינוי התקנון…" . פירוש: ליאור מנצ'ר, המנהל האדמיניסטרטיבי הראשון של המשמר החברתי, התחייב בפני רשם העמותות לערוך כל מיני שינויים מול רשם העמותות. בועז טוען שלא ידע על כך, ומתברר שרשם העמותות לא קיבל אישור שהשינויים אכן אושרו באסיפה הכללית האחרונה. בעקבות זאת הרשם גם לא יאשר את השינויים שאושרו באסיפה הכללית השנייה של המשמר.
האסיפה תצטרך להתכנס עד סוף דצמבר כדי לעמוד בדרישות רשם העמותות.
ליה – אנחנו מנחים את בועז לקבוע מועד לאסיפה כללית. אם יתברר בבדיקה של תקנון האסיפות הכלליות שלנו שהשינויים שדורש רשם העמותות כבר אושרו – נערוך באותו מועד מסיבה.
עדכונים של בועז
בועז – כחלק מלקחי החמשוש, עבודתו של גיא עציון ופרישתה של שני גולדברג, הוחלט לאחד את משרות רכז המשקיפים ורכזת הרישום לוועדות למשרה אחת. בעקבות פרישתו של גיא נוצרה הזדמנות לאחד את המשרות, וחובב התחיל [באישור הוועד – יפתח בריל] לעבוד בתפקיד זה בהיקף של 60 אחוזי משרה, ועושה עבודה מעולה.
ליה – הבהרה: המשרה היא בהיקף של 60 אחוז, כי ירדו ממנה כמה מטלות של חיזור פרלמנטרי שעסק בהן גיא עציון לפני פרישתו.
בועז – גבי אקסל בונה עבורנו מערכת שליחת מיילים למשקיפים מדי יום ראשון. סתיו טאוב בקשר עם שני מתנדבים אחרים שבונים עבורנו מערכת ניהול מתנדבים.
ברוך – כיוון שאני מתמחה במערכות מידע לארגונים חברתיים, אני מבקש להיות מכותב לדואר בנושאים אלה.
בועז – בשבוע הבא אני טס לארצות הברית (לא על חשבון המשמר!), ואנצל את ההזדמנות כדי להיפגש עם תורמים ותורמות. קשר אחר עם תורמים נוצר עם בתיה קלוש מקרן מוריה, שביקרה בכנסת השבוע ונפגשה אתי ועם משקיפים; הביקור עשה רושם מצוין. בשבוע שעבר נסעתי עם סתיו גם לכנס הפדרציות היהודיות מצפון אמריקה (בארץ). השתתפתי שם בשני פאנלים שסייעו ביצירת קשר עם פדרציית ניו-יורק ועם פדרציית וושינגטון וקרן מורנינג-סטאר. בוושינגטון אפגש עם רוני דואק (מתורמי "עורו"). כמו כן – עוד שורה של מצנאטים אמריקאים שנוצרו אתם קשרים ואפגש איתם בארצות הברית. איילון שוורץ מ"שחרית", שמקושר לסצינת התורמים באמריקה, והוא התפעל מההצלחה ונתן כמה טיפים נוספים.
ליה – אני מציעה שנחליט שהוועד מברך את המנכ"ל לקראת נסיעתו, ומביע את התפעלותו מתפקודה של גייסת המשאבים.
החלטה פה אחד: מצטרפים לברכות.
בועז יברר את הנהלים שנוגעים להחזרי הוצאות בחו"ל.
תכנית עבודה למושב החדש
בועז – כחלק מהחמשוש עלה תסכול של חלק מהמשקיפים מעליבותן של ועדות הכנסת והיותן לא-רלוונטיות. ליה הציעה שנכין רשימה של שתיים-שלוש דרישות שנציג ליו"רים של ועדות. מראשית כנס החורף נפגשתי עם שורה של ראשי ועדות בכנסת, מהאופוזיציה ומהקואליציה, והייתה היענות מרשימה ליוזמה. שניים כבר הביעו הסכמה. פרסום השמות כפוף לאסטרטגיה תקשורתית שנצטרך לבנות.
יפתח – בזמנו אנשים מארגונים אחרים (הסדנה לידע ציבורי, שתי"ל) פנו אלינו בהצעה דומה לגבש יחד רשימת דרישות מהוועדות. האם לא יהיה נכון להציע להם להצטרף ליוזמה?
בועז – לדעתי, גם מטעמי תחרותיות, וגם מטעמי ניסיון העבודה בקואליציות מסוג זה, אנחנו צריכים לעבוד הפעם בעצמנו ולרשום את ההישג על שמנו.
ליה – תומכת בבועז. הניסיון בעבודה לבד (המדד) חיובי. אנחנו ארגון שפועל מהר ויעיל יותר משאר הארגונים.
יפתח – יש פרויקטים (ועדת השרים לחקיקה) שעבדו טוב בקואליציות, ויש אחרים שלא. זה משתנה ממקרה למקרה. קיימות גם עלויות אחרות: אם שתי"ל יחשבו שפעלנו לבד באופן לא קולגיאלי, אולי תהיה לזה השפעה על יחסינו עם הקרן החדשה.
בועז – לא חושש מזה גם אם תיגרם אי-נעימות מסוימת.
מציג את המצב הנוכחי של פעילות הקואליציה לפתיחת ועדת השרים לחקיקה.
בועז – עלה הרעיון לערוך כנס, בשיתוף דה-מרקר או עיתון כלכלי אחר, בנושא מעמד הכנסת בעקבות פסיקת בג"ץ בסוגיית הגז שהעצימה את מעמד הכנסת. רעיון אחר – עותק מיוחד של "דה-מרקר ויק" בנושא "פוליטיקה חדשה – האומנם?".
הערות הנוכחים – יש לבדוק את הכדאיות של ההשקעה בכנס כזה.
בועז – הצעות נוספות שעלו: מהתנועה לחופש המידע, לשיתוף פעולה בנושא שאני מבקש לא לציין בפרוטוקול.
ניצן – סתיו שפיר התחילה לעסוק בחשיפת העברות תקציביות. המסמך מגיע לידינו אבל הוא ערוך נורא. אני מוציא סקירה בנושא. הסקירה נשלחת לכל חברי ועדת הכספים.
ליה – האם אין מישהו בקליניקה שלנו שיכול לסייע לך בזה?
ניצן – אני מתנדב בצוות של סתיו שפיר, אבל לא כחבר המשמר, כדי לקבל את המידע. אני נמצא בקשר עם אוריאל כדי להעביר באופן סדיר בקשות למידע על בסיס חוק חופש המידע שנוגעות להעברות התקציביות.
ליה ויפתח – חושבים שיש בעיה בכך שאתה כחבר ועד של המשמר חבר בקבוצת המתנדבים של סתיו שפיר. בפרט שהמידע הגולמי מתפרסם באופן פומבי באתר של שפיר.
ניצן – אם יש עם זה בעיה, אצא מהקבוצה.
ברוך – דעתי שאנחנו כוועד לא צריכים להתערב בשאלה איפה חברים מתנדבים, ומלבד זה אין מניעה לקיים קשרים עם חברי כנסת.
נירית – מסכימה עם ברוך.
ליה – יהיה לנו לא-נוח לתת לך הנחיה לא להתנדב בקבוצה של שפיר, אבל אנחנו מבקשים שלא תעבוד בשביל סתיו שפיר. זה מאוד בעייתי.
ניצן – אני מציע: אני אהיה חבר בקבוצה בלי להשתתף, רק כדי להוציא מידע.
אשר להגשת בקשות לחופש המידע, העלות היא של 125 שקלים לשאילתה. גיבשתי קבוצה שבוחרת את הנושאים לשאילתות, והכוונה היא להגיש שאילה או שתיים.
ניצן מודיע בסוף הדיון – הוא מקבל את בקשת הוועד.
הצטרפות לשבוע זכויות האדם של האגודה לזכויות האזרח
ליה – מציגה את הנושא. מודי רבפוגל, מטעם האגודה לזכויות האזרח, ביקש שנצטרף לקמפיין של שבוע זכויות האדם. בשבוע הזה לא יהיה מצעד מרכזי, וכל ארגון יתבקש להציג תחת כותרת הקמפיין את המאבקים שהוא ממילא מקדם. כמו כן יהיה יום מרוכז של דיוני זכויות אדם בכנסת.
החלטה פה אחד: אין מניעה לקיים פעולות’ שיש בהן משום הזדהות עם קמפיין שבוע זכויות האדם.
הישיבה ננעלת.
