מקום: קפה בונו, בכניסה לקיבוץ יקום
כתבו: טליה גורודס, ליה נירגד
נוכחים: חברי הוועד המנהל (להוציא קובי ושלמה), יפה חברת ועדת הביקורת, המנכ"ל בעז רקוץ' והגזבר אוריאל רז.
[message_box title="ריכוז החלטות" color="red"]
1. תפקיד היו"ר: דניאל דור נבחר לתפקיד יו"ר הועד המנהל.
2. תפקיד מזכיר הוועד: טליה גורודס נבחרה לתפקיד מזכירת הועד המנהל.
3. מועד ישיבות, כיצד מזמינים לישיבות, מניין נחוץ: פעם בשבועיים בימי שני תתקיים ישיבה עד סוף תקופת החגים, במקומות מתחלפים. החלטות שבין הישיבות יכולות להתקבל באינטרנט, כל עוד הן מתקבלות פה אחד. הצבעות על החלטות אלו יתבצעו בקבוצת הוועד בפייסבוק. כאשר יועלו החלטות לסדר היום באינטרנט, תשלח על כך הודעה במייל. הזמנה לישיבות רגילות תשלח במייל וגם בפייסבוק. הישיבות תהיינה פתוחות על פי התקנון. התקשורת אודותן תתקיים בקבוצה סגורה. מניין נחוץ לישיבה הוא 60% מחברי הוועד.
4. כספים: אושר תקציב ניוזלטר ותקציב שירותי עריכת תוכן לחודש יולי. הוחלט כי גובה דמי החבר בעמותה יעמדו על 50 ש"ח עד ליולי 2013, עם אפשרות לא לשלם כלל עבור מי שאינו משגת. כל סכום המשולם לעמותה מעבר לסכום זה ייחשב כתרומה, כאשר דמי החבר מופרדים מהתרומות לצורך מעקב ובקרה.
[/message_box]
פרוטוקול הדיון
צריכים שבהדרגה תהיה לנו אגודת ידידים, עם נשיא סגנון קלינטון או משהו כזה
יפתח:
שאלה עקרונית
דני:
אפשר להעלות את זה כנושא ולהחליט בהמשך, זה לא קורה מהיום למחר. החשיפה הציבורית שלנו כשביקשנו פעם מדוד גרוסמן להיות נשיא.. עלתה פלאים, פתח לנו המון דלתות. אבל יכול להיות שלא רוצים.
ליה:
סדר יום לישיבה –
אישור 3 הוצאות
הוצאה של 85 שקלים לחודש על ניוזלטר
החלטה על גובה דמי החבר
החלטה על שכר אסתי סגל עבור עריכה של האתר בחודש יולי
טליה:
לפני הכל, כדאי להזכיר דברים שאנו חייבים בהם על פי חוק ולוודא שיש מישהו שעושה את זה, למשל – מורשי חתימה, דו"חות לרשם העמותות, מימון הפעילות, מבנה תשלומים…
דני:
מציע לחלק לשלושה חלקים: אישרור דברים קיימים שכבר עושים ולבדוק אם הוועד מאשר
אחר כך נדבר על שלושת הדברים שהמנכ"ל צריך מאיתנו
ליה:
להחליט על תדירות מפגשים, חברות בוועד המנהל
ברוך:
רשמתי בפייסבוק.. הקונספט שיש יו"ר אחד לוועד המנהל.. הרעיון הוא לעשות כמה שיותר שיעורי בית ובפגישה עוברים על החוברת ואומרים, זה כן זה לא. הרבה מאוד אתיקות..כדאי לקחת את הרשימה של טליה ולאשרר את זה לקראת הפגישה הבאה. גם לגבי העדכונים.. לגבי ישיבות הוועד, שווה שחלק ניכר מהעדכונים נכין כשיעורי בית לקראת הישיבה.
רם:
נכין פורמט בוורד
יפתח:
האמת שיש לנו ניוזלטר שנשלח לכולם, קבוצת פייסבוק, לא רואה סיבה להכין חומרים במיוחד
ורדה:
להחליט קודם כל על תכיפות פגישות ודרכי תקשורת
כולם:
דיון על הסעיפים שטליה הזכירה –
א. מועד ישיבות, כיצד מזמינים לישיבות, מניין נחוץ.
ב.מורשי חתימה – כל ששת האנשים שמורשים כיום.
ג. דוחות העמותה באחריות המנכ"ל על פי נהלי רשם העמותות.
ד.עקרונות למימון פעולות וסדרי עדיפויות
– הדיון יתקיים בהמשך
ה מבנה ארגוני ומדיניות שכר
מדיניות השכר לפי התקנון, המבנה הארגוני בבנייה, נדון בזה בהמשך,ולקראת האסיפה הכללית הבאה נוכל להציג עוד התפתחויות.
ו. תקציב ניוזלטר – אושר פה אחד
ז. שכר עבור הקמת אתר + עריכת תוכן – יש קולות הטוענים כי מדוע יש לשלם עבור שירותים כעת, לאחר שההסכם הראשוני היה אחר? קולות אחרים טוענים כי נעשתה עבודה טובה, ולכן השכר מגיע עבור העבודה המשולבת – אתר וגם תוכן. אולי צריך רק לשלם חלק?
החלטה: הועד מבקש לסיים את העבודה על בניית האתר, מאשר 4,000 ש"ח נוספים ומודה על היוזמות הנוספות ועל העבודה הטובה.
הפקת לקחים – חתימה על חוזה עבודה להבא, ללא צורך בחתימה של עורך דין. הגדרה של הישג מינימלי נדרש +תוספות
רם:
חוזה העסקה סטנדרטי לספקים חיצוניים, שיאושר ובו ישתמשו לכל הספקים. זה התפקיד של המנכ"ל, להכין החוזה ולהביא לאישור הוועד.
בעז:
צריך להשיג מבנה חוזי בסיסי פשוט.
רם:
מעולה, אתן לך.
בעז:
וכל מי שמקבל שכר במסגרת המשמר, זה לפי החוק. מבחינת החוק, משלמים לכל שכיר מה שמגיע לו מבחינת החוק – ביטוח לאומי, פנסיה.. השכר גלובלי. ואין לנו משרד, לכן נגישות לנכים, שעות עבודה, שעות נוספות.. לא תקף בינתיים.
ברוך:
חוזים מול ספקים מול עובדים.. אם אנחנו רוצים למשוך לכיוון שמתרחק מעובדי קבלן, , יש להמציא הודעה על תנאי העסקה ולא לנסח חוזה אישי.
ליה:
הנושא השלישי הוא זה גובה דמי החבר בעמותה. אוריאל הציג הצעה. כולנו הסתכלנו אז בקצרה.
אוריאל:
שני עקרונות – מינימום של 50 או 60 ש"ח ומראש נגיד שהם בדירוג מסוים. יש מראש כאלה שרוצים לתת יותר וזה טוב. לסטודנטים, גמלאים, מוגבלים, חיילים – שיהיהי 20 ש"ח.ובאופן עקרוני, כל בן אדם שנותן תרומה מעל לדמי החבר המינימלים שאוטומטית יצטרף מחדש.
ליאור:
הצעתי 60 ש"ח כדי שיהיה קל לחלק אותו ב 12 וזה מקל על הוראת קבע. ואם מישהו לא עומד בזה, נחליט על 2 שקלים מצדי, והוא לא צריך להסביר למה. מאוד נח להחליט על תאריך, נגיד יוני, שנת כספים, שייכנס לרוטינה.
ורדה:
מציעה 120 ש"ח בחודש, עשרה שקלים לכל חודש. כל השאר זה תרומות, לא קשור לדמי חבר.
רובי:
לי יש בעיה עקרונית עם הגביה. מתנה חברות בעמותה.
ליה:
גם אני הייתי יכולה להסתדר בלי ההחלטה הזאת, אבל כבר קיבלנו אותה אצל נירית בחצר והחלטנו שכן גובים סכום נמוך מסוים. שבנפרד תהיה אופציה לתרומה. איך לסדר את זה שמי שתורם סכום גדול גם ממשיך להיות חבר, עניין טכני. ומי שרוצה להיות חבר אבל אינו יכול לשלם, אהלן וסהלן.
רם:
5 שקלים בחודש זה בסדר, אפשר להתגמש עם זה, צריך לגבות משהו מסוים.
בעז:
כבר החלטנו שגובים. אם מחליטים אחרת, צריך להציג את זה באסיפה הכללית וכבר התחילו לקחת מאנשים כסף באסיפה הראשונה.
אוריאל:
אנשים רצו להתחיל את התהליך, ואנשים שילמו 50 שקל ויש כאלה ששילמו עד 500 שקל בגלל זה.
בעז:
נניח עד יולי הבא נקבע 50 ש"ח ובטופס יהיה גם 'אינני יכול לשלם'.
יפתח:
גם לא כדאי לערבב בין דמי חבר לתרומות כי יש להיות שקוף לגבי גובה התרומות שאנו מקבלים וזה יצור בלגן.
החלטה:
עד יולי, 50 ש"ח, בטופס יהיה כתוב 'אינני יכול לשלם', ולא מערבבים בין דמי חבר לתרומות
דני:
נושא אחד זה תפקידי ועד, מה שליאור הציע לדבר עליו.
ורדה:
שיתוף עם הסדנה לידע ציבורי
יונתן:
ברגע שמחליטים של שיתוף פעולה עם ארגון אחד, זה אפריורי נושא ששייך להנהלה ולא לאף אחד אחר.
יפה:
אני רוצה להציע שכל אחד יש לו ביד רשימה של נושאים.. והדברים ירוצו.
דני:
ישיבה ראשונה, אנחנו רק מתחילים..
רם:
מה שחסר לי פה גם מהוול בפייסבוק והשיחות שלנו פה, .. לחדד מה התפקיד של הוועד אל מול המנכ"ל.. ועד מנהל אמור לנהל את הדברים ברמה העקרונית, אחר כך אפשר להוריד את זה לרמה האופרטיבית. אסור לנו להיגרר למיקרו מנג'מנת.
יפה:
ברגע שיהיו צוותים שמוגדרים לפי תחומים..
דני:
יש כמה דברים. קודם כל, עיקרון של רציפות שאומר שאנחנו כבר התחלנו לעבוד הרבה חודשים ואנחנו בתהליך שינוי מבני. אבל כרגע, אחרי הרבה שיחות שניהלנו בפורמט הקודם לגבי הסדנה.. זה שיש לנו ועד, לא אומר שצריך רטרואקטיבית לבחון את כל ההחלטות מחדש. יש לסגל לעצמנו כמה דברים. הצעות החלטה שבאות מבעז באות מעוגנות עם טיעונים ואנחנו מקבלים אותה בפייסבוק או במייל ודנים בהם. יש נושאים עקרוניים כמו מערכת היחסים בין ועד לבין ההנהלה. נושא שני, מה אנחנו כחברי ועד עושים.
ליאור:
בואו נקבע ששני הדברים האלה + הנושא התקציבי שאוריאל יציג הם שלושת הנושאים לישיבה הבאה. אם אפשר שבעז יעביר לכולנו תמונה של הפרוייקטים, תחומים.. ובפייסבוק אפשר להגיב.
יפתח:
הפרוטוקולים של הישיבות .. הכל באתר, סיכומי החלטות, הכל שם. כדאי שמי שבוועדת ביקורת ייכנס קודם כל לאתר.
דני:
יש משהו שממש דחוף הכרחי לדון בו היום?
בעז:
עמותת חותמים מחדש סביב חתימה מחדש של חזון מגילת העצמאות, עושים דברים בשכונה שלנו. בפועל, דרך לגייס כסף מקומי שלא דרך הקרן החדשה. גם אם בפועל יש חפיפה בינם לבין הקרן, זה כספים שונים. הקרן זה כסף מחו"ל, חותמים זה כסף ישראלי. הכסף בא לפרוייקט משותף שלנו ושל הסדנה, ובמקביל הסדנה קיבלה 75 אלף דולר בלי קשר. העשיריה היא שלנו ושלהם ביחד. הכסף הזה מיועד כולו לפרוייקט שלנו ושל הסדנה. צריך לצאת בצ'אנקים גדולים, וכל צ'אנק כזה צריך לצאת לקבלן חיצוני, כלומר הוא לא מגיע לתוך הארגון. כל הרעיונות והדברים שביקשתם אליהם התייחסויות .. הפגישה עוד לא קרתה ושם נדבר על הכל. כל מי שרוצה להשפיע על הפרוייקט הזה ידבר.
אתם צריכים להחליט כועד מהם אותם גבולות גזרה. רוצים לעשות את ביחד, לחוד, איך אתם רוצים להפעיל אותי, אבל כל מי שמקבל שכר פועל לפי האסטרטגיה הארגונית שהועד מתווה והאסיפה מאשרת.
יפתח:
שיהיה ברור שאנשים שיש להם תפקידים בעמותה נפגשים כל שבוע עם כל מיני גורמים לבחון רעיונות. כל השבוע יש פגישות.
יונתן:
כל אחד יכול להיפגש עם מי שרוצה, להתחייב בשם העמותה זה משהו אחר.
טליה:
חופש בתלם. ברגע שתהיה אסטרטגיה ארגונית, לאנשים יהיה חופש להיפגש וכולי במסגרת התלם. לא כל דכפין.
דני:
עוד שבועיים יש לנו פגישה טליה תעזור לנו למצוא מקום ותשלח הודעה לכולם. יום שני בשעה שבע. אם אפשר בבקשה לשים עוד פייל של נושאים לדיון –
נושאים לדיון לפגישה הבאה:
דיון על סמכויות ועד מנהל מול הנהלה
תפקידים – מה כל אחד מהאנשים יכול לעשות בתור חבר ועד
סקירה של בעז ואוריאל – מה המצב.
איך מתנהלים מול שינויי התקנון שהצענו בעקבות ההסתייגויות באסיפה.
ליה:
אני רוצה להוסיף הצעת החלטה או תקנה. יש סוגים של דברים שאנשים צריכים להכין לקראת ישיבות. כל חומר שמועלה.. יהיה לנו קובץ כזה.. חומרים לקראת הישיבה הבאה. כל חומר שצריך להגיע לשם מגיע לשם. כל חבר ועד צריך לקרוא את החומרים ואם הוא לא קרא אותם, שישב בשקט. דבר שני, בעז כמנכ"ל צריך לדאוג מסמך מקביל לצורך העניין כמו שהיום היה ששאלתי אילו דברים הועד צריך לעסוק בהם. כל דבר שאתה צריך מאיתנו, עם ההצעות כמו שאתה מציע אותם.
בעז:
צודקת, לגבי הנוכחות שלי בישיבות.. החלטה שלכם. היום זו אסיפה ראשונה..
כולם:
אין כזה דבר, אתה חייב להיות פה. המנכ"ל והועד הולכים ביחד.
דני:
בואו נסיים באמירה נודניקית על האטיקט של הישיבות האלה, התכוננות לישיבה. אנחנו לא במהלך הישיבה מבררים לעצמנו דברים. לא ישיבה של שיחה, ישיבה של קבלת החלטות. אם מישהו רוצה לדבר, הוא ניסח לעצמו את ההצעה. יצא לי בחיל האויר להיות בישיבות עם מפקד החיל, תתי אלופים, מדברים על החלטות עצומות וכולם יודעים על מה הם מדברים, מכירים את החומר, מחליטים על הכל מהר.
