מקום: תל-אביב
נוכחים: יפתח בריל, אריה לוי, נירית מוסקוביץ', יורי נחושתן, גילי רעי, גיל גן-מור, שני גולדברג, דניאל דור, ליה נירגד, בעז רקוץ', אילנה בן-עזרא, טל-אל וייסמן (אחרי חצי שעה).
רשם: יפתח בריל
ריכוז החלטות
- הוועד מסמיך את המנכ"ל להתקשר עם חברת גיוס משאבים לשם גיוס כספים, בעלות חודשית של 6,000 ₪ +מע"מ.
- הוועד מנחה את המנכ"ל להוסיף לתקציב 2016 35,000 שקלים להוצאות כוח אדם על פעילות האינטרנט וההפצה של הארגון.
- הוועד מאשר למנכ"ל לתקצב תשלום דמי שכירות על עמדות עבודה לצוות בבית העמותות בתל-אביב.
- הוועד מנחה את המנכ"ל לתקצב חצי משרה לרכז/ת מתנדבים (ולא הדרכות) ולעדכן את תכניות העבודה בהתאם.
סיכום הישיבה
עדכון ועדת הביקורת על מעמד השימוש במשרדי קרן רוזה לוקסמבורג
אילנה – עלתה השאלה אם השימוש שאנחנו עושים ללא תשלום בחדר הישיבות של קרן רוזה לוקסמבורג נחשב לקבלת תרומה בשווה-כסף. קיימנו על כך דיון בוועדת הביקורת. בעקבות הדיון פנה גזבר המשמר החברתי לרו"ח קרלמן, רואה החשבון שלנו, ועמדתו הניחה את דעתה של ועדת הביקורת. לסיכום: השימוש במשרדי הקרן אינו נחשב לתרומה בשווה-כסף.
בעז – מודה לוועדת הביקורת על כך שהיא שומרת על טוהר פעולותינו.
הצגת תכניות העבודה
נירית – הפעם ניסחנו תכניות עבודה לא על פי בעלי תפקידים, אלא על פי הפרויקטים של העמותה. בכל פרויקט מפורטות המשימות של בעלי התפקידים השונים.
[לעיון: המשמר החברתי – תכנית עבודה ארגונית – תקציר מנהלים]
בעז – חושב שלא צריך לאחד ריכוז מתנדבים וריכוז הכשרות למשרה אחת. חושב שריכוז מתנדבים מצדיק לבדו שלושה רבעי משרה. תומך במעבר לעבודה במשרד. חושב שצריך לפעול למיקור חוץ של משימות הדרכה לגופים מתמחים.
גילי – מתנגדת למיקור חוץ להכשרות למשקיפים. הידע שמועבר שם הוא שלנו, וחשוב שארגון צריך לא יוותר את הידע שהוא צבר בתוכו.
בעז – אני חושב שצריך לעשות חשיבה יסודית על תפקיד האתר שלנו על כל היבטיו. חבל להשקיע סכום גבוה לתחזוקה בלבד כל שנתיים.
נירית – מסבירה שתהליך יסודי של תכנון מחדש של האתר אמור לקרות בעתיד, ובינתיים מוצע להשקיע סכום מינימלי (20,000 שקלים אינם סכום גבוה בעולם האינטרנט) רק כדי שהאתר הנוכחי ימשיך לתפקד.
ליה – סכום כזה הוא עדיין סכום גבוה לארגון כמו שלנו, אם בשנה הבאה אנחנו מתכננים לבנות הכול מחדש. מציעה שתוך חודש נגיע להחלטה על הכיוון הרצוי לאתר בטווח הארוך, ולפי זה ייעשה התכנון.
דניאל – [הציג שלוש חלופות. לא הספקתי לרשום אותן]
יפתח – קיבלנו הצעה מחברה לבניית אתרים לבנות את האתר בכמה פעימות, כך שהסכום המוקצב לשנה זו ישמש לבניית הנדבך הראשון, ונדבכים אחרים יתווספו עליו בעתיד. זו הצעה שיכולה להתאים למתכונת העבודה שאתם מציעים.
דניאל – מבקש לשמוע כיצד מהלכי הבנייה והגיבוש של הפעילות בכנסת יביאו אותנו לתוצאות. למשל, האם אנחנו יודעים כבר איך יפונה זמנם של אנשי הצוות למשימות של הכנת פעולות בכנסת?
נירית – פינוי הזמן לא יכול עדיין להתבצע במלואו מכיוון שלא נמצא עוד הגורם שיחליף את הרכזים הנוכחיים בכל מה שכבר התחייבנו לעשות.
שני – הטבלה כוללת המון משימות. האם יש תעדוף כלשהו? הרי לא תמיד מצליחים לעשות הכול.
נירית – יש בחלק מהמשימות.
דניאל – מצטרף לבקשות לקבל תעדוף.
גיל – תכנית העבודה מאוד מפורטת, ומה שחשוב בעיניי הוא דווקא המסמך המתומצת. אפשר לטבוע בכל הפרטים. חשוב לנו בוועד לשמוע במיוחד על השינויים והחידושים.
ליה – מצטרפת לבעז בטענה שאיחוד של משימות ומשרות תחת אדם יחיד, שמפתה לעשות אותו בארגון כמו שלנו, לא עומד במבחן המציאות. שואלת מדוע רכזת המתנדבים נדרשת לפי התכנית לעסוק בשיתופי פעולה.
נירית – לא כל שיתופי הפעולה יהיו באחריותה. קשר עם ארגונים מקצועיים בכנסת לא שייך אליה. אבל היא תטפל בפרויקט מיוחד [שמו שמור במערכת] שנועד לתווך בינינו לבין קבוצות פעילים שונות.
ליה – יש לדון בכמה סעיפים תקציביים מיוחדים: (1) שדרוג האתר; (2) תהליך המיתוג; (3) שכירת משרד; (4) גיוס משאבים; (5) משרת ריכוז ההדרכה/מתנדבים/שיתופי פעולה; (6) הגדלת היקף משרת ניהול האינטרנט.
חשוב שחברי הוועד יבינו שכל הסעיפים הללו הם גרעוניים (ביחס למקורות הנוכחיים שלנו). זה לא בהכרח רע: איש גיוס כספים שנפגשנו איתו אמר שזה אפילו חיובי, משום שזה מדרבן את תהליך גיוס הכסף הנוסף.
טל-אל – אני מבקש להבהיר משהו. בתקציב שנירית מציעה בינתיים יש חריגה של כ-19,000 לפני כל שינוי בהיקף המשרות. כל זה בהנחה שלא נקבל שום תרומות מלבד מה שאושר בינתיים. בשנה שעברה מצבנו היה רע יותר מבחינת התרומות המובטחות, ובסופו של דבר קיבלנו תרומות מספיקות. טל-אל סוקר את התרומות שאנחנו צפויים לבקש מגורמים שעדיין לא קיבלו החלטה השנה, אבל תקצבו אותנו בשנים קודמות. התרומות האלה, שנקבל בוודאות קרובה, מוסיפות לנו עוד כמאתיים אלף שקלים. אם אכן נקבל אותן – החריגה שנחרוג גם אם נתקצב את כל הסעיפים ה"גרעוניים" מכוסה על ידי הרזרבה ששמרנו (בשיעור שלושה חודשי פעילות בסיסית, שכוללת בעיקר הוצאות שכר).
ליה – עניין גדול שטעון דיון הוא פעילות החינוך שלנו. עד כה לא גיבשנו עמדה מוסכמת על אופי הפעילות החינוכית שאנחנו מעוניינים בה – הגעה לשטח ושיחות עם תלמידים? הכשרת מורים? משהו אחר? עד שלא נסכים על כך, לא בשלה השעה לאייש רכזת חינוך. אני מציעה שנדון עכשיו בהיקף משרת רכזת המתנדבים מבחינת משימות הטיפול במתנדבים, שבעניינן אנחנו יודעים מהם הצרכים. אולי הפתרון הוא לתקצב את משימות החינוך שכבר התחייבנו אליהן כמשרה זמנית, כדי שנוכל לפנות בינתיים את הרכזים האחרים למשימות שנמצאות בעדיפות גבוה – כלומר המשימות בכנסת.
אשר לגיוס משאבים, מוצע לנו להקצות כעשרה אחוזים מהתקציב לגיוס משאבים. תהליך מציאת המשרד לגיוס כספים למעשה נשלם, והוועד צריך להחליט אם לאשר את ההתקשרות.
נירית – המשרד שאנחנו רוצים להתקשר איתו מבקש התחייבות לחצי שנה (בעקבות שאלות של גילי ויורי, נירית מסכימה שאפשר יהיה לחתור לנקודת יציאה אחרי ארבעה חודשים). [תיקון לאחר הישיבה: המשרד מאפשר לסיים את ההתקשרות איתו בהתראה של חודש].
ליה – מסבירה שהמשרד שבכוונתנו להתקשר איתו מנוסה ובעל רקורד מוכח בתחום.
גילי – מבקשת להבהיר שהעסקת משרד לעולם אינה מייתרת את פעילותו של המנכ"ל בתחום גיוס הכספים.
בעז – הבחירה במשרד הזה היא מבחינתנו קפיצת מדרגה.
טל-אל – אשר לטווח הזמן להערכת ההצלחה של גייסי הכספים – הקרנות שאליהן המשרד צפוי לפנות מחליטות על אישור המענקים זמן ארוך יותר אחרי הגשת הבקשה ממה שהורגלנו עד כה.
ליה – אם אין חולקים על ההתקשרות עם המשרד, אני מציעה שנאשר את העניין כמה שיותר מוקדם.
בעז – אני הייתי שמח לקבל צפי לתכנית העבודה של המשרד – למי מתכוונים להגיש בקשות וכדומה.
כמה מהמשתתפים – ייתכן שלא נקבל תשובה משום שהמשרד רואה בזה סוד מקצועי, או מבקש להכיר את הארגון לפני גיבוש תכנית.
גילי – מציעה שקודם כל נעבור על החוזה, נראה את פרטיו.
ליה – מציעה להצביע כבר עכשיו על הסמכת המנכ"ל להתקדם בתהליך.
הצבעה: מי בעד הסמכת המנכ"ל להתקשר עם חברת גיוס משאבים בעלות ריטיינר של 6,000 שקל + מע"מ בחודש? מאושר פה אחד.
[גיל גן-מור עוזב]
משרת ניהול האינטרנט
ליה – ננהל דיון על היקף המשרה של מנהלת האינטרנט
נירית – מציינת כי מנהלת הרשת, הנושאת במקביל בתפקיד של עריכת האתר ואחריות לניהול דף הפייסבוק של המשמר, מתלוננת על עומס עבודה מוגזם שחורג מהיקף של חצי משרה, באופן שמקשה על ביצוע המשימות במהירות המבוקשת. יתרה מכך – היקף העבודה שלה למעשה חורג מזה של קודמה בתפקיד, שלא היה אחראי באופן בלעדי על עמוד הפייסבוק.
[מתנהל דיון על אופי המשרה והמטלות הכרוכות בה. בדיון הביעו כמה מחברי הצוות את עמדתם שראוי להגדיל את היקף משרת העריכה במשמר לכשלושה רבעי משרה]
ליה – מבקשת לסכם את הדיון ולהצביע.
הצבעה: הוועד מבקש להוסיף לתקציב 2016 35,000 שקלים להוצאות כוח אדם על פעילות האינטרנט וההפצה של הארגון. בעד – כולם חוץ משני ובעז. נגד – בעז. נמנעת – שני.
דיון בסעיפים נוספים
ליה – אני רוצה לא לדון בינתיים על סעיף המיתוג. נראה בהמשך כמה כסף יישאר לאחר שנתקצב את התחומים האחרים, ואז נחליט אם בוחרים לערוך תהליך מיתוג.
בעניין המשרד – נירית טוענת שיש צורך בשכירת חללי עבודה שבהם העובדים יעבדו יחד יומיים בשבוע. בין חברי הוועד הועלו תהיות על הצורך בזה.
נירית – מה שעומד על הפרק הוא שכירת עמדות עבודה קבועות בחלל משותף למשך יומיים בשבוע, ראשון וחמישי. ההסדר מאפשר לנו להשתמש בחדר ישיבות בחלון זמן קבוע בכל שבוע, ארונות אחסון. זה אמור ליצור הרגלי עבודה חדשים אצל העובדים.
[נערך דיון קצר על התועלת שבכך].
יפתח – אם המנכ"ל מתעקשת שיש בזה צורך, אני אקבל את שיקול דעתה.
הצבעה: מי תומך באישור לממנכ"ל לשכור משרד במתכונת של בית העמותות בתל-אביב? מוסכם פה אחד.
ליה – צריך לדבר על היקף משרת ריכוז המתנדבים. יש לנו קושי לטפל בפעילים שלנו וברור שכל משרה שנתקצב, יהיה לרכז או לרכזת מה לעשות.
בעז – כרגע הטיפול שלנו במתנדבים מאוד לקוי, ואני תומך מאוד.
נירית – אני כמובן בעד רכז/ת במשרה מלאה, אבל אם מעמידים זאת מול הוצאות חורגות אחרות – אתר, גיוס כספים וכו' – זה לא בעדיפות ראשונה, ואולי אפשר להסתפק בחצי משרה.
דניאל – אנחנו אמנם מתכננים תקציב גרעוני, אבל אולי כדאי שבכל זאת נוותר על משהו ולא נתקצב את כל הדברים שדיברנו עליהם.
גילי – אני ערה לסיכון הזה, אבל כאשר אנחנו מגישים בקשות למענקים חדשים, יש גם סיכון שלא נקבל אותם בגלל שהתשתיות שלנו לא מספיקות.
בעז – בסמך המקוצר שקיבלנו דובר על סוגים שונים של חינוך שננסה לעסוק בהם…
ליה – הפרדנו את הדיון על החינוך מהדיון על המתנדבים. מה שדרוש לנו כאן הוא ריכוז מתנדבים בעיקר, והחינוך הוא תחום שבו אנחנו עוד לא בטוחים בעצמנו מה אנחנו רוצים להשיג.
יפתח – תכנית העבודה הנוכחית מטילה על הרכז החדש בעיקר משימות של הדרכה וחינוך.
ליה – אני מציעה שנצביע אם רכזת המתנדבים תועסק בחצי משרה או במשרה מלאה.
גילי – אני חושבת שאנחנו עוד לא בשלים לקבל החלטה כזאת, וצריך לראות עדכונים בתכנית העבודה.
ליה – אנחנו כבר עברנו לעומק על התכניות. אני חושבת שאפשר להחליט עכשיו על תקצוב חצי משרה – אם היינו יכולים, אפילו שלושה רבעי משרה – לריכוז מתנדבים בלבד. פירוש הדבר הוא שלא נתקצב כלל משרה נוספת לריכוז הדרכה.
אני מציעה שנצביע.
הצבעה: מי בעד (1) תקצוב חצי משרה לרכז מתנדבים (2) עדכון תכניות העבודה בהתאם? אושר פה אחד.
הישיבה ננעלת.
